I Corporate Wiki

Pubblico qui di seguito un pò di materiale da me prodotto sui Corporate wiki.

Negli ultimi anni si è pensato di trasferire l’idea delle logiche wiki al contesto aziendale: nascono così i Corporate Wiki. A differenza di quanto pensano in molti, implementare una wiki all’interno della propria azienda non è un progetto costoso: gran parte del lavoro viene fatto infatti dagli utenti i quali, nella maggior parte dei casi, sono responsabili in prima persona per la creazione e pubblicazione dei contenuti. Un corporate wiki può essere usato per molteplici attività all’interno della azienda e quindi non è solo un semplice repository di conoscenza. Fra le attività più comuni per cui sono usati i corporate wiki abbiamo:

• Sviluppo software: possono essere usati come repository per documentazione tecnica o per qualsiasi altro documento inerente lo sviluppo del software (dalla progettazione alle licenze per usare il software);
• E-Learning: in questo caso vengono usati come repository dove conservare materiale per l’apprendimento (anche remoto);
• Project Management: possono essere conservati qui gli appunti, le agende dei meeting, le idee da sviluppare successivamente, gli status report,etc;
• Informazioni generali e Knowledge Management: in questo senso possono essere utilizzati come contenitori dove è possibile trovare informazioni circa le ferie, circa i blog degli altri dipendenti, informazioni riguardanti l’azienda, risorse/documenti/testi che sono in fase di sviluppo in modalità collaborativa, informazioni circa le risorse umane, le linee guida da seguire in azienda o le diverse policy, etc;
• Comunità di pratica o user group: all’interno dei quali troviamo informazioni o materiale pubblicato da persone che hanno finalità o interessi comuni;
• Ad-hoc collaboration: piattaforme create per favorire la collaborazione ad un particolare progetto o documento; qui possiamo trovare draft dei documenti, idee e suggerimenti, brainstorming,etc;
• Supporto tecnico: qui possiamo trovare tutto il materiale di supporto all’infrastruttura tecnica dell’azienda come le best practice aziendali, i moduli per la richiesta di nuovo hardware o software, i manuali per installare specifici componenti, etc;
• Marketing e Customer Relationship Management: qui troviamo tutto il materiale inerenti a questi processi aziendali; quindi indagini di mercato, studi, basi di dati,informazioni su competitori, materiale per il marketing o per le campagne pubblicitarie, etc. E’ interessante notare come è possibile aprire i contenuti di questa tipologia di corporate wiki anche ad alcuni clienti in modo da aumentare la condivisione di informazioni reciproca;
• Resource Management: qui gli utenti possono controllare lo stato di utilizzo di un determinato macchinario o di uno specifico asset aziendale; allo stesso tempo è data loro facoltà di prenotare o pianificarne l’uso;
• Ricerca e Sviluppo: tutto ciò che riguarda la ricerca e sviluppo può essere monitorata attraverso l’uso di una wiki dove verrano registrate ad esempio informazioni circa i nuovi prodotti o sarà possibile seguire o andare a vedere la storia delle fasi di sviluppo di un determinato prodotto o servizio.

Una ricerca condotta nel 2005 ha messo in evidenza come i vantaggi derivanti dall’uso di corporate wiki siano riconducibili a tre fattori. In primo luogo sono ottimi strumenti per migliorare il proprio status professionale all’interno della organizzazione e quindi favoriscono e accrescono la reputazione degli individui che vi partecipano. Un secondo aspetto, sicuramente centrale, è costituito dal fatto di facilitare il lavoro: le wiki infatti costituiscono una sorta di repository centrale per la condivisione e la diffusione della conoscenza. Così facendo si evitano operazioni inutili o perdite di tempo in quanto l’informazione non è più mediata ma direttamente accessibile. Infine i corporate wiki sono anche utili in quanto non migliorano solo il lavoro del singolo dipendente ma contribuiscono in modo attivo a far si che l’impresa raggiunga i propri obiettivi: questo è possibile grazie al miglioramento e snellimento dei processi aziendali, all’aumento di efficienza nella collaborazione tra le persone, al riuso della conoscenza e di alcune informazioni, al fatto di poter identificare più facilmente nuove opportunità di business.

Per chi volesse implementare una soluzione di corporate wiki internamente o per chi fosse deciso a comprare uno dei tanti prodotti presenti sul mercato, non bisogna mai sottovalutare come la parte di progettazione o implementazione della soluzione sia effettivamente quella più importante. I contenuti saranno molti e continui solo se l’infrastruttura messa a disposizione degli utenti sarà in grado di supportarli nel loro lavoro e allo stesso tempo li induca a ritornare. Alcune regole di cui bisognerebbe fare tesoro e che non andrebbero mai dimenticate quando si decide di implementare un corporate wiki all’interno della propria organizzazione sono:

 

• La prima scelta da fare consiste nel scegliere la modalità attraverso la quale dotarsi del servizio: on premise (si installa il software sulle proprie macchine), hosted ( attraverso quindi le logiche SaaS) oppure come appliance (un modello intermedio tra i due visti in precedenza). Sicuramente la scelta migliore per una PMI è la scelta hosted in quanto gli consente di massimizzare i benefici attesi nonostante un forte vincolo sulle risorse a disposizione del dipartimento IT;
• In secondo luogo i responsabili del progetto devono fornire agli utenti dei wiki dei validi motivi affinché l’utente sia invogliato ad utilizzare la wiki aziendale o del proprio dipartimento. Inoltre devono essere appetibile anche da parte del top management e non devono essere disegnati per uso e consumo degli utenti finali; i wiki devono essere strumenti orizzontali;
• Un altro importante tema è quello della autenticazione: tutte le piattaforme wiki a livello corporate dovrebbero disporre di meccanismi di autenticazione. Per evitare atti di vandalismo o eventuali dispute, anche di natura legale, è bene evitare che le persone che hanno la facoltà di modificare i contenuti possano farlo nell’anonimato, piuttosto l’attività degli utenti deve essere trasparente, chiara e sempre tracciabile. Inoltre sarebbe auspicabile prevedere anche dei meccanismi per la profilazione degli utenti o di gruppi di utenti. Per esempio alcuni in alcuni wiki la modifica dovrebbe essere consentita solo se eseguita da personale dirigente mentre altri possono essere lasciati più liberi. Ad ogni modo è superfluo ricordare come bisognerà cercare di mantenere sempre un buon bilanciamento fra ciò che è possibile modificare e ciò che non lo è: il successo dei wiki dipende infatti in larga parte dal grado di libertà riconosciuto all’utente;
• E’ buona regola prevedere anche dei meccanismi per la prevenzione o la gestione degli errori o degli incidenti. Allo stesso modo è opportuno far si che esistano dei sistemi per la gestione degli aggiornamenti. Per quanto riguarda questo ultimo aspetto si tratta di implementare dei sistemi di notifiche oppure integrare la tecnologia RSS all’interno dei wiki;
• Infine, come sottolineato da Jeffrey Walker [1]in una recente intervista, non bisognerebbe mai dimenticare come le aziende sono anche qualcosa di puramente sociale. Un ottimo modo per coinvolgere le persone all’interno del mondo wiki consiste proprio nel parlare e discutere anche di tematiche non necessariamente relative al lavoro.

 

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[1] Jeffrey Walker: Presidente di Atlassian Software